Préparer et animer une réunion en démocratie
participative
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Fiche pratique B1 (Animateur) Animer
sa première réunion
Voilà, cette fois
c’est le moment d’y aller. Il faut bien commencer un jour. L’objet de cette fiche
très concrète est de vous guider pas à pas dans le déroulement de votre
première réunion, afin de vous aider à ne rien oublier. Bien sûr, comme toute
démarche « clé en main », la démarche proposée peut paraître
mécanique, standardisé, peu vivante. N’ayez aucune inquiétude à ce sujet, dès
votre seconde réunion, sur la base de l’expérience vécue, vous vous empresserez
de critiquer cette trame, de l’adapter à votre personnalité et à vos besoins…
en attendant, elle pourra probablement vous être utile dans le feu de la
première ! Vous trouverez ci-dessous un « déroulé » chronologique des principales séquences de votre réunion. La mise en page de la fiche vous laisse de la place pour apporter vos propres précisions. Complétez-la, puis durant la réunion, posez-la devant vous pour l’avoir sous les yeux en permanence. Bonne chance ! Juste avant la
réunion
- Vérifier la salle : aménagement et matériel (branchement du rétroprojecteur, du portable réservé à la prise de note,…) - Vérifier que tous les documents d’information envoyés en amont sont disponibles - Vérifier que les personnes-ressource ont ce qu’il faut pour leur intervention - Préparer un visuel (paperboard…) présentant l’ordre du jour. - Préparer un café d’accueil convivial pour permettant d’attendre les derniers arrivants Introduire la
réunion
- Faire une petite phrase de remerciement et de bienvenue - Se présenter personnellement - Proposer un tour de table de présentation des participant : nom, structure, raison de sa présence, attente particulière rapport au sujet de la réunion. - Annoncer les personnes excusées - Présenter l’objectifs et préciser la durée de la réunion - Présenter le planning (introduction, conclusion, débats, intervention de personnes ressources…). Distribuer un support papier, si possible utiliser un visuel. - Demander aux participants s’ils souhaitent rajouter d’autres points à l’ordre du jour. - Définir une personne volontaire pour la prise de notes. - Poser les règles de prise de parole (ci-dessous) Règles de prise de parole Chaque participant doit demande la parole On ne se coupe pas la parole La parole est distribuée dans l’ordre où elle est demandée, On veillera à l’équilibre des temps de parole Traiter chaque
sujet
Introduire le sujet. Faire un point d’information sur le sujet à traiter ou faire intervenir une personne compétente. Donner l’objectif à atteindre. Lancer le débat Gérer le temps de manière à respecter les différents temps du planning : - rappeler le temps restant 5 minutes avant la fin du temps imparti - proposer le report du sujet si aucun aboutissement rapide n’est pressenti une fois le temps imparti écoulé. Reformuler les idées de temps à autre. S’il manque des éléments d’information, demander des compléments, une projection de données à l’écran… Synthétiser les pistes ou décisions en fin de temps imparti. Faire voter s’il le faut. Clôturer la
réunion
· Récapituler les décisions prises et les principales idées émises. · Décrire les suites (prochain rendez-vous, envoi du compte-rendu, etc…) · Remercier tout le monde et lever officiellement la réunion |
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Dernière modification
03/01/07
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